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10 Consejos útiles para optimizar tu departamento de TI.

10 Consejos útiles para optimizar tu departamento de TI

Un elemento fundamental de toda empresa es el Departamento de TI. Este se encarga de recibir y emitir la información de toda la organización, para gestionar y brindar soluciones tecnológicas a las actividades empresariales, y así pueda continuar con sus procesos. Por esta razón te presentamos 10 consejos útiles para optimizar tu departamento de TI.

El departamento de TI puede parecer un área más de la empresa. Sin embargo, la labor que realizan los ingenieros, liderados por el Director de TI, son esenciales para toda empresa, ya que brindan soluciones a los incidentes enfocados a sistemas, tecnología e información. Contribuyen a que las operaciones comerciales, administrativas, contables, etc., de la organización, puedan avanzar.

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Un departamento de TI poco optimizado, puede limitar la capacidad de la empresa para satisfacer las cambiantes demandas del mercado. Además, puede alargar el tiempo requerido para desarrollar nuevas soluciones. Por esta razón te dejamos estos 10 consejos útiles para optimizar tu departamento de TI.

1. El equipamiento y herramientas del personal de TI

Podría parecer un tema muy recurrente en todos los blogs o artículos similares. Pero equipar al personal de TI con software y equipos inadecuados y/o desactualizados, es sinónimo de rendimiento deficiente. Esto puede resultar en pérdida de tiempo en tareas monótonas y perjudiciales para el desarrollo de procesos internos de TI, así como su tiempo de respuesta ante solicitudes. Si el equipo es eficiente siempre trabajará con lo que tiene, pero si podemos ofrecer más herramientas que a su vez, permitan dar soluciones rápidas y eficientes, ¿Imagina que maravillas no podrían hacer?

2. Capacitaciones constantes

Como en toda área de trabajo, la informática y la tecnología están en constantes actualizaciones que ayudan a simplificar las tareas de TI. Últimamente, han surgido nuevos procesos, métodos, herramientas, software y técnicas que apoyan al desarrollo y mejora de las actividades de TI. Esto contribuye a la entrega de soluciones cada vez más ágiles y eficientes al resto de la empresa. Por esta razón y más, el personal de TI debe ser capacitado en estas nuevas soluciones y herramientas que contribuyan a la mejora de su trabajo, y por ende, a una mejor respuesta ante incidentes y soluciones.

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3. Arquitectura definida

Es una prioridad para cualquier departamento de TI, definir un modelo tecnológico y de servicios que establezca principios y pautas escritas y comunicadas, dentro y fuera del departamento. Estas pautas pueden ayudar a gestionar la compra, utilización y reciclaje del equipamiento que la empresa posee. Establecer una arquitectura de procesos de gestión de las herramientas y equipamiento, puede aportar agilidad y orden a los procesos ya establecidos dentro de la organización.

4. Otorgar independencia a los ingenieros

Puede que las actividades del departamento de TI parezcan muy sistemáticas, e incluso un poco cuadradas. Sin embargo, cada ingeniero o usuario de TI tiene una forma particular y creativa de hacer su trabajo. Estas formas de trabajo y de solucionar problemas, pueden aportar mayor efectividad a los procesos ya definidos con anterioridad. Con otorgar independencia nos referimos a lo anterior. Si permitimos que cada elemento del personal trabaje de manera proactiva y tenga la oportunidad de aportar sus conocimientos a la práctica, nos podría sorprender el tiempo que podemos ahorrar y optimizar al departamento.

5. Integrar al departamento de TI en la cultura y objetivos empresariales

Muchas veces, el departamento de TI parece vivir en un mundo paralelo a la empresa, viéndose como un proveedor de recursos o de mantenimiento al que no le afecta aquello que pase en la organización. El campo de las relaciones interpersonales e interdepartamentales es muy importante para mejorar las dinámicas de trabajo y productividad. El primer paso puede ser contextualizar al personal de TI sobre las necesidades tecnológicas de la empresa y sus aportaciones al funcionamiento global del negocio. Igual de importante es integrar a todo el equipo en la cultura de la empresa y mantener una buena relación informal con cada colaborador para que exista el sentimiento de pertenencia.

6. Plantear flujos de trabajo y automatizar

Reducir tareas innecesarias dentro del departamento de TI, es un gran paso para mejorar la fluidez del trabajo. La automatización de algunos procesos y plantear un flujo organizado que involucre al personal de TI, sus tiempos y herramientas, pueden ser un gran aliado para que el departamento funcione como un engranaje. El objetivo es que todas las actividades repetitivas, se vean disminuidas para dar paso al desarrollo de trabajos críticos y verdaderamente esenciales para el negocio.

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7. Auditorías de TI

Estas auditorías son actividades de control orientadas a la evaluación sobre el uso de Tecnologías y seguridad de la Información dentro de una empresa. Ciertos puntos de la auditoría apoyan a revisar y calificar el diseño, desempeño y cumplimiento de los controles implementados en lo referente a TI. Contar con una perspectiva externa y neutral, nos podrá dar un indicio para mejorar nuestros procesos, servicios, infraestructura e información, y a su vez, identificar potenciales riesgos y áreas de oportunidad. 

8. Dar Feedback al personal

Sean positivos o negativos, el feedback es esencial para alinear al equipo de TI. Si el líder observa que alguno de los colaboradores del departamento tiene áreas de mejora en algún punto específico, ya sea de atención o resolución de problemas, tiene la posibilidad de corregir, sugerir o celebrar, de forma inmediata. Las correcciones al momento, pueden evitar fallas en procesos. De la misma forma, una palabra de incentivo puede ser combustible extra para mejorar el desempeño del colaborador en ese mismo día.

9. Concientizar a la empresa sobre malas prácticas

Todos los colaboradores que componen el área de TI tienen una función específica y única. Este departamento no solo se encarga de gestionar los sistemas informáticos internos. También del soporte técnico de los usuarios, de entregar servicios electrónicos, y son parte fundamental a la hora de tomar decisiones en cuanto a tecnología. Cada empresa debe estar consciente de la importancia que tiene el departamento para sus procesos y desarrollo de los mismos. Sin embargo, este punto va más enfocado a aquellas prácticas que el departamento sufre a raíz de las malas prácticas dentro de la empresa. La idea es comunicar a todo colaborador, a través de infografías o comunicados, aquellas indicaciones y procesos que permitan ahorrar tiempos en problemas que pudieron haberse evitado con anterioridad.

10. Apostar por la innovación

Como conocedores de todo lo que la empresa necesita en cuanto a tecnología se refiere, el departamento de TI debe ser consciente de los nuevos cambios en cuanto a las tendencias. Sin embargo, se puede generar un conflicto cuando pedimos sistemas eficaces y eficientes, pero no invertimos (tiempo y dinero) en mejoras que nos puedan ofrecer una ventaja competitiva. Debemos entender y estar abiertos a la idea, que el departamento de TI puede funcionar y trabajar con lo que tiene a la mano. Pero, si existe una inversión para la mejora de herramientas, o nuevas ideas para mejorar procesos y flujos, esto puede derivar en una mejora interna y un servicio satisfactorio para la empresa.

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El departamento de TI proporciona a la organización un incremento en la eficiencia, una alineación de procesos a través de infraestructura TI. Los consejos que acabamos de presentar pueden ayudarte a gestionar flujos y tiempos de trabajo, al mismo tiempo que pueden contribuir a mejorar la productividad de los equipos. Pudieran parecer sencillas las premisas, pero exigen atención y esfuerzo para salir del papel y ser implementadas. Te invitamos a aplicar cada consejo y decirnos en los comentarios como te fue.

¿Eres parte de un departamento de IT? ¿Qué otros consejos le darías a otros para optimizar su departamento de TI? Compártelos.

J. Jair Ruiz

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